Die Schulungspflicht für KI Seit Februar 2025 muss jede Einrichtung dafür sorgen, dass ihre Leute mit künstlicher Intelligenz umgehen können, umgangssprachlich mit KI. Was das für freie Träger, Jugendämter und Beratungsstellen bedeutet und wie Sie es geregelt bekommen.

  • Artikel 4
  • gilt seit Februar 2025
  • Träger, Ämter, Beratungsstellen

Was in Artikel 4 eigentlich steht

Der Artikel ist kurz. Zwei Sätze, mehr nicht. Er verlangt von jedem, der KI einsetzt, dafür zu sorgen, dass die Menschen, die damit arbeiten, auch genug davon verstehen.

Gemeint ist dabei nicht die Kollegin, die das Programm öffnet. Gemeint ist Ihr Haus. Der Träger, das Amt, die Beratungsstelle. Wer ein solches Werkzeug unter eigener Verantwortung einsetzt, trägt die Pflicht dafür, und das ist die Einrichtung und nicht die einzelne Fachkraft.

Die Verordnung ist vielen vor allem wegen der Systeme mit hohem Risiko ein Begriff. Wer feststellt, dass sein Haus damit nichts zu tun hat, atmet an dieser Stelle meistens auf. Für Artikel 4 gilt das leider nicht. Er greift unabhängig davon, wie das Werkzeug eingestuft ist.

Ebenso wichtig ist, was nirgends steht. Ein Format schreibt die Verordnung nämlich nicht vor. Es gibt keine Mindestdauer, niemand ist als Anbieter zugelassen oder ausgeschlossen, und ein Zertifikat braucht am Ende auch niemand. Verlangt wird ein Ergebnis. Der Weg dorthin gehört Ihnen.

Warum das Ihr Haus betrifft, auch ohne Anschaffung

Der häufigste Einwand lautet, man habe ja gar nichts dergleichen angeschafft. Das stimmt meistens sogar. Nur wird man nicht durch eine Anschaffung zum Betreiber.

Es reicht, dass eine einzige Person in Ihrem Haus ein Werkzeug mit KI beruflich benutzt. Und das passiert ständig.

  • Jemand lässt sich abends einen Berichtsentwurf formulieren, weil der Tag zu voll war
  • Eine schwierige Nachricht an eine Familie wird vorher noch einmal umschreiben lassen
  • Ein langes Protokoll wird zusammengefasst, damit es überhaupt jemand liest
  • Die Übersetzung für ein Elterngespräch kommt aus einem Programm, das inzwischen mit KI arbeitet
  • Oder die Bürosoftware, die Sie seit Jahren haben, hat bei einem Update einfach eine solche Funktion dazubekommen

Der letzte Fall ist der unauffälligste und zugleich der häufigste. Niemand hat etwas bestellt. Niemand hat etwas beschlossen. Trotzdem sitzt die KI im Haus.

Fragt man im Team offen nach, kommt fast immer dasselbe heraus. Es wird längst benutzt, nur weiß niemand genau, von wem und wofür. Die ehrliche Antwort auf die Frage, ob Sie das betrifft, lautet deshalb selten nein. Sie lautet, dass es Sie schon betrifft und nur noch keiner aufgeschrieben hat, in welchem Umfang. Sich diesen Überblick zu verschaffen ist der erste Schritt, und er kostet nichts außer einer ehrlichen Runde im Team.

Was ausreichende Kompetenz bedeutet

Ein Prüfungsniveau nennt die Verordnung nicht. Sie beschreibt eher, worauf sich das Wissen beziehen soll, und zählt technische Kenntnisse, Erfahrung und Ausbildung auf. Dann kommt eine Formulierung, die in unserem Feld schwerer wiegt als der ganze Rest. Es geht auch um die Personen, auf die sich der Einsatz auswirkt.

Genau da unterscheidet sich die Soziale Arbeit von einem Handwerksbetrieb oder einer Steuerkanzlei. Wer bei uns mit Sozialdaten arbeitet, wirkt mit jedem Werkzeug auf Menschen ein, die dem nicht zugestimmt haben und in aller Regel nicht einmal wissen, dass es passiert. Eine Schulung, die nur zeigt, wo man klicken muss, greift an dieser Stelle zu kurz.

Vier Dinge sollte danach jede Person im Haus benennen können.

Womit sie es zu tun hat

Der Unterschied zu gewöhnlicher Software. Ohne ihn lässt sich nicht sagen, welche Programme im Haus überhaupt gemeint sind.

Wo es schiefgeht

Falsche Ausgaben, abfließende Daten, eingebaute Verzerrung. An diesen drei Stellen entsteht in der Praxis fast jeder Schaden.

Was niemals hineingehört

Namen, Aktenzeichen, Diagnosen, Adressen, Gesprächsprotokolle. Bei uns kommt zum Datenschutz noch § 35 SGB I dazu.

Was bei Ihnen gilt

Regeln, die kurz genug sind, dass sie im Alltag wirklich gelesen werden. Fehlen sie, verpufft die beste Schulung.

Was Sie am Ende vorzeigen können sollten

Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Dass Sie festhalten, was Sie getan haben, wird dagegen ausdrücklich empfohlen, unter anderem von der Bundesnetzagentur in ihrem Hinweispapier zum Thema.

Praktisch heißt das, Sie sollten zeigen können, wer wann was gelernt hat. Vier Unterlagen reichen dafür fast immer.

  • Eine Teilnehmerliste mit Datum und Dauer
  • Teilnahmebescheinigungen für jede Person, die dabei war
  • Ein Inhaltsprotokoll, das festhält, was vermittelt wurde
  • Die Hausregeln, die daraus entstanden sind

Eine Sache wird dabei oft verwechselt. Diese Unterlagen sind der Beleg, nicht der Zweck. Verlangt wird, dass in Ihrem Haus wirklich etwas hängen bleibt. Ein Ordner voller Bescheinigungen über eine Schulung, an die sich hinterher niemand erinnert, erfüllt den Artikel nicht. Er sieht nur so aus, als täte er es.

Wie ich Ihnen dabei helfe

Ich bin Sozialarbeiter und ich programmiere. Seit über zehn Jahren arbeite ich in den ambulanten Erziehungshilfen, und ich weiß, wie sich ein Dienstag anfühlt, an dem drei Hausbesuche und zwei Berichte auf einmal fällig sind. Deshalb erkläre ich KI nicht so, wie ein Softwarehaus es tun würde.

Ich komme zu Ihnen ins Haus. Das ganze Team sitzt zusammen im Raum, Fachkräfte genauso wie Verwaltung, Leitung und Hauswirtschaft. Wer beruflich einen Computer benutzt, gehört dazu. Wir gehen an Beispielen durch, die aus Ihrem Alltag kommen und nicht aus einer Broschüre, und am Ende weiß jede Person, was sie eintippen darf und was auf keinen Fall.

Daraus entstehen Ihre Hausregeln. Wir schreiben sie gemeinsam im Raum, sie passen auf eine Seite, und sie gehen anschließend an Ihre Leitung. Die Bescheinigungen, die Liste und das Protokoll bekommen Sie ebenfalls. Damit ist Ihr Träger abgesichert und Sie haben etwas in der Hand, wenn jemand nachfragt.

Das Wichtigste bleibt aber im Team. Nach so einem Vormittag reden die Leute anders über das Thema. Die Unsicherheit, ob man etwas Verbotenes tut, ist weg, und an ihre Stelle tritt ein Gefühl dafür, wo die Grenze verläuft. Das trägt länger als jedes Papier.

Für alle Mitarbeitenden gibt es die Pflichtschulung zur Kompetenz nach Artikel 4. Wer bei Ihnen über den Einsatz entscheidet, also Leitung, Datenschutzbeauftragte oder Digitalisierungsbeauftragte, braucht mehr davon. Dafür ist die Fortbildung zu Ethik und Sozialdaten gedacht. Schreiben Sie mir kurz, worum es bei Ihnen geht, ich melde mich innerhalb von 48 Stunden.

Häufige Fragen

Gilt das auch für kleine Träger?

Ja. Der Artikel kennt keine Untergrenze bei der Zahl der Beschäftigten und macht auch keine Ausnahme für gemeinnützige Einrichtungen. Entscheidend ist allein, ob bei Ihnen KI beruflich benutzt wird. Der Aufwand richtet sich dann aber sehr wohl nach Ihrer Größe. Eine Beratungsstelle mit acht Leuten braucht keine Schulungsreihe über Monate, sondern einen Vormittag, an dem alle im selben Raum sitzen.

Reicht nicht auch ein kostenloser Onlinekurs?

Für einen Teil davon schon, und ich rate niemandem davon ab. Es gibt gute kostenlose Angebote zu den Grundlagen, und die Verordnung verbietet Ihnen nicht, sie zu nutzen. Zwei Dinge leisten sie nur eben nicht. Sie sagen nichts zu Sozialdaten und zu dem, was § 35 SGB I zusätzlich von uns verlangt, und sie hinterlassen keine Regeln für Ihr Haus. Genau das ist bei uns aber der Teil, auf den es ankommt.

Was passiert denn, wenn wir gar nichts machen?

Ein Bußgeld hängt an diesem Artikel nicht unmittelbar dran. Wer daraus schließt, die Sache sei folgenlos, schaut allerdings an der eigentlichen Gefahr vorbei. Die liegt im Schadensfall. Wenn Sozialdaten über ein Werkzeug mit KI abfließen oder eine erfundene Angabe in eine Hilfeplanung rutscht, steht sofort die Frage im Raum, was Sie vorher dagegen getan haben. Die Datenschutzaufsicht fragt das, Ihr Träger fragt das, und die Haftpflicht fragt es auch. Zu diesem Zeitpunkt lässt sich nichts mehr nachholen.

Wie oft muss das wiederholt werden?

Ein festes Intervall steht nirgends. Weil sich die Werkzeuge schnell verändern, ist einmal im Jahr eine vernünftige Praxis. Wichtiger als der Rhythmus finde ich allerdings den Anlass. Neue Mitarbeitende brauchen die Grundlagen beim Einstieg, nicht erst beim nächsten Termin. Und wenn bei Ihnen etwas Neues eingeführt wird, gehört das in die Hausregeln, bevor die erste Person damit arbeitet.

Wir schulen schon zum Datenschutz. Genügt das nicht?

Leider nein, die beiden decken Unterschiedliches ab. Eine Datenschutzschulung erklärt, welche Daten wie verarbeitet werden dürfen, und das bleibt richtig und wichtig. Hier kommt aber etwas dazu. Ihre Leute sollen verstehen, wie diese Werkzeuge arbeiten, warum sie Dinge erfinden können, die überzeugend klingen, und woran man eine brauchbare Ausgabe von einer unbrauchbaren unterscheidet. Die Überschneidung hilft Ihnen, ersetzt den zweiten Teil aber nicht.

Anfrage senden

Schreiben Sie kurz, um welche Einrichtung es geht und was Sie vorhaben.

Vielen Dank, Ihre Anfrage ist unterwegs. Ich melde mich innerhalb von 48 Stunden bei Ihnen.

Die Fortbildungen

Über die Fortbildung hinaus begleite ich Einrichtungen auch bei Hausregeln, KI-Leitlinien und der Auswahl geeigneter Werkzeuge. Sprechen Sie mich an.